In questa newsletter abbiamo raccolto casi concreti di come i team HR stanno usando l’AI: quali processi hanno cambiato e quali strumenti usano.
Abbiamo intervistato realtà diverse per dimensioni e modello di business: Contract District Group, Deloitte, MotorK, Smallfish, Subito.it, WeRoad, Yellow Tech. Ci siamo anche noi, perché sì, esiste un team HR di Jet HR 🤯.
Costruire un sistema di ticketing per le richieste HR
Creare un chatbot su policy e processi aziendali
Analizzare se le offerte di lavoro stanno attirando i candidati giusti
Automatizzare gli step più ripetitivi nel processo di selezione
Costruire una piattaforma per gestire prove scritte a tempo
Creare piani di crescita per i dipendenti
Questi spunti pratici possono essere replicati anche da aziende con poche competenze tecniche o che non hanno ancora definito una strategia sull’AI.
Vediamoli nel dettaglio.
Se non sai da dove iniziare ad usare l’AI
Se non sai da dove iniziare, fai analizzare all’AI le attività che svolgi ogni giorno e chiedile quali si ripetono di più, dove perdi tempo e quale processo conviene automatizzare per primo.
Ad esempio. Fiorella Gaudio (Group HR & Buildings Manager di Contract District Group) ha chiesto a Gemini di analizzare il suo lavoro quotidiano, dandogli accesso allo storico delle email in Gmail e ai documenti presenti in Google Drive. Ha usato Gemini per 1) ricostruire le richieste e le attività più ricorrenti, 2) individuare i passaggi ancora gestiti manualmente e 3) proporre una lista di processi da automatizzare.
1. Creare un sistema di ticketing per le richieste HR
Uso pratico. In Contract District Group, le richieste all’HR arrivano attraverso email, messaggi e conversazioni informali. Fiorella Gaudio (Group HR & Buildings Manager) ha quindi costruito una piattaforma interna in cui ogni nuova richiesta entra come un ticket, con una categoria, una priorità, una persona assegnata, uno stato e una scadenza. Il team HR può vedere in un unico posto quali attività sono aperte, chi le sta seguendo, quali sono urgenti e quali hanno superato la scadenza.
Strumenti usati. Google Forms per le richieste dei dipendenti; Google Sheets come database che raccoglie tutti i ticket; Gemini per scrivere lo script per costruire la piattaforma finale (fatta poi con Google App Script).
Cosa copiare. L’AI può aiutare un team HR senza competenze di sviluppo a costruire strumenti interni, partendo da software che l’azienda usa già (es. Google Workspace).
2. Creare un chatbot su policy e processi aziendali
Uso pratico. Marco Guadagno (Digital HR & Innovation Leader) racconta che in Deloitte le informazioni e le attività HR sono distribuite tra sistemi diversi (es: un tool per l’onboarding, uno per le performance, ecc.) e, per trovare una risposta, il dipendente deve sapere quale strumento usare o rivolgersi direttamente all’HR. Deloitte ha quindi sviluppato un chatbot interno che aggrega i dati presenti nei diversi sistemi. I dipendenti possono usarlo per fare domande su policy aziendali e processi HR, senza dover cercare ogni volta nella piattaforma corretta. Il chatbot ha quasi 9000 utenti attivi e risolve in media 1300 domande a settimana.
Strumenti usati. Deloitte ha costruito il chatbot dentro il proprio ambiente AI interno, collegato ai sistemi e ai dati aziendali. Ci sono più agenti che analizzano la richiesta e scelgono il modello più adatto per rispondere (es. Claude per richieste più discorsive o Gemini per attività più analitiche).
Cosa copiare. Se in azienda le attività HR sono distribuite tra molti strumenti, puoi partire dalle domande più frequenti dei dipendenti e costruire un unico punto di accesso che recuperi le informazioni dai sistemi già esistenti.
3. Analizzare se le offerte di lavoro stanno attirando i candidati giusti
Uso pratico. In Jet HR stiamo sperimentando l’estrazione automatica di alcune informazioni dai CV ricevuti (es: ruolo attuale, seniority, settore o mercato di provenienza) per capire quali persone stia attirando un’offerta di lavoro. Serve a verificare, ad esempio, se un annuncio destinato a profili senior riceva soprattutto candidature junior o se attiri candidati provenienti da settori diversi da quelli ricercati. Sulla base dei dati il team HR può intervenire su nome del ruolo, descrizione, requisiti o canali di pubblicazione.
Strumenti usati. In Jet HR usiamo Claude per estrarre i dati che ci interessano (es. seniority dei candidati): questi dati vengono poi aggregati e analizzati dal team HR.
Cosa copiare. I CV possono dare informazioni importanti sul tipo di candidature che si ricevono per ogni ruolo (es. settori di provenienza, seniority, ecc.). Analizzarli in forma aggregata permette di capire se ci sono problemi nel modo in cui la posizione viene presentata e distribuita.
4. Automatizzare alcuni step del processo di selezione
Uso pratico. Ci sono tre strade possibili:
Usare un ATS con AI integrata. WeRoad usa l'AI integrata in Teamtailor per alcuni passaggi del processo di selezione (es. screening dei CV, sempre con revisione umana). Per le comunicazioni ai candidati hanno creato una skill: basta dare pochi input e il sistema genera email e feedback già nel linguaggio aziendale. Il recruiter legge la bozza, la modifica se serve e autorizza l'invio.
Costruire un flusso personalizzato. Sofia Ghisetti (Head of Operations and People) ha creato invece in Yellow Tech un processo che raccoglie i dati del candidato, invia autovalutazioni e casi studio, analizza le risposte e prepara la comunicazione corretta in base all’esito. Il recruiter non deve fare ogni volta un controllo manuale.
Un mix delle due. In WeRoad l'AI analizza ogni candidatura rispetto ai requisiti della posizione e fornisce un breve feedback al recruiter, visibile direttamente sulla scheda del candidato nell’ATS. I criteri di valutazione derivano dall’offerta di lavoro e dagli input del recruiter, che li approva prima che l'agente entri in azione. Lo screening resta in mano al recruiter, che però sa da dove partire (invece di dover aprire ogni candidatura una per una). Il feedback è solo un supporto: nessun candidato viene scartato in automatico. In più, il team HR ha collegato un chatbot AI ai flussi di selezione dell'ATS: dà informazioni su come sta andando una posizione, se il processo si è bloccato e quale shortlist di candidati proporre. In pratica, serve a controllare l'andamento del flusso di candidati, senza dover creare report manuali.
Strumenti usati. A seconda della strada scelta, le aziende usano strumenti diversi:
WeRoad usa l'AI integrata in Teamtailor, affiancata da strumenti costruiti internamente con Claude Code: una skill per le comunicazioni ai candidati, un agente di pre-screening collegato all'ATS, un assistente che analizza il flusso di candidati.
Yellow Tech collega N8N, API di OpenAI e Claude per l’analisi delle interviste tecniche.
Cosa copiare. Parti da un solo passaggio ripetitivo all’interno del tuo processo di selezione, per esempio la creazione e l’invio di email dopo una prova scritta. Poi automatizza gradualmente gli altri step.
5. Creare una piattaforma per gestire prove scritte a tempo
Uso pratico. Sofia Ghisetti (Head of Operations and People) ha creato per Yellow Tech una piattaforma interna per somministrare ai candidati dei test (che cambiano in base al ruolo). Quando la prova viene avviata, il sistema registra il tempo disponibile e quello effettivamente impiegato dal candidato per completarla. La piattaforma serve a rendere anche il processo più uniforme: tutti i candidati ricevono la stessa consegna, lavorano nelle stesse condizioni e il team non deve controllare manualmente orari di invio e scadenze.
Strumenti usati. La piattaforma è stata creata con Lovable, partendo dalle esigenze definite dal team HR. L’AI è servita per creare rapidamente uno strumento su misura, senza acquistare un software esterno dedicato.
Cosa copiare. In generale, ha senso copiare l'approccio: individua un'attività a basso valore aggiunto che oggi gestisci a mano (o con un software esterno) e chiediti se puoi automatizzarla tu stesso, creando uno strumento su misura.
6. Creare piani di crescita per i dipendenti
Uso pratico. MotorK usa l’AI per preparare i percorsi di carriera delle persone. Il manager e il team HR partono dall’obiettivo professionale del dipendente (es: ottenere un certo ruolo) e danno all’AI informazioni su struttura aziendale, competenze richieste, formazione disponibile ed esperienze utili. L’AI trasforma questi input in un percorso a step, indicando competenze da sviluppare, corsi, possibili esperienze all’estero, passaggi laterali e ruoli intermedi. Thomas Becker (Chief Human Resources Officer) racconta che prima questo lavoro veniva fatto manualmente, con molte interviste e ricerche nei sistemi interni. Ora l’AI aiuta a costruire una prima versione del piano più velocemente e a mantenerla aggiornata quando cambiano ruoli o struttura organizzativa.
Strumenti usati. Gemini (e Gemini Desktop) e Claude. I modelli lavorano su prompt che vengono a loro volta costruiti ed ottimizzati da Gemini e poi affinati dal team HR con le informazioni relative a ruoli, formazione e organizzazione aziendale.
Cosa copiare. Parti da un solo percorso di crescita e definisci quattro elementi: ruolo di arrivo, competenze mancanti, esperienze necessarie e possibili passaggi intermedi. Usa poi l’AI per trasformarli in un piano ordinato.
Altri utilizzi dell’AI nei team HR
Nelle interviste sono emersi anche altri utilizzi interessanti dell’AI:
Personalizzare l’onboarding. Carla De Leo (Head of People & Talent Acquisition di Smallfish) usa ChatGPT e Gemini per trasformare le informazioni raccolte durante la selezione in questionari e attività di onboarding più coerenti con aspettative, interessi e aree di sviluppo del nuovo assunto.
Analisi CV per selezione. Subito.it usa l’AI integrata in software (es. Linkedin e piattaforma HR) per lo screening automatizzato dei CV, così da analizzare fino a 500 CV al giorno per tutte le posizioni aperte.
Analizzare le dimissioni. Smallfish usa l’AI per raggruppare le motivazioni emerse nelle exit interview e individuare problemi ricorrenti legati a un team, un ruolo o una fase dell’esperienza aziendale.
Monitorare email e scadenze. La Group HR Manager di Contract District Group riceve ogni mattina un riepilogo delle email prioritarie e di quelle ancora senza risposta, generato da Gemini sulla base della casella di posta.
Ricevere aggiornamenti normativi. Contract District Group usa Gemini per creare una rassegna quotidiana su temi HR, sicurezza, finance e normativa, selezionando fonti e argomenti rilevanti per l’azienda.
Preparare materiali formativi. WeRoad utilizza Claude e NotebookLM per organizzare fonti, costruire presentazioni e produrre video destinati ai programmi interni di leadership.
Verificare i cedolini. In WeRoad un controllo automatico con AI legge i cedolini del mese e li confronta con quelli del mese precedente. Il sistema segnala eventuali errori, anomalie e casi limite. La revisione finale resta comunque a chi gestisce le buste paga.
Costruire software HR interni. Jet HR ha sviluppato con Claude Code un ATS, cioè un Applicant Tracking System, (come ha fatto anche Yellow Tech) e un sistema per le performance review.
Considerazioni finali
I casi raccolti mostrano diversi livelli di applicazione dell’AI, da chi usa strumenti con funzioni AI già integrate, a chi costruisce ATS e ripensa interi sistemi HR da zero. Possiamo trarre queste considerazioni finali:
L’AI viene sempre introdotta per gradi. Nella maggior parte dei casi l’AI non sostituisce un intero software, ma semplifica singoli passaggi: raccoglie richieste, prepara comunicazioni, organizza dati o recupera informazioni.
Si può partire anche da strumenti già in uso. Alcune aziende usano le funzioni AI integrate nei software HR; altre collegano Gemini o Claude a fogli, documenti e automazioni. Non serve costruire subito un sistema complesso.
Le soluzioni AI più efficaci partono da un problema concreto. Individua un’attività che oggi crea attrito (es. richieste su canali diversi, email da riscrivere, informazioni sparse tra più strumenti) e prova ad applicare l’AI solo a quel passaggio.
Testa su un perimetro ristretto. Conviene partire da un solo processo, verificare i risultati e ampliare l’automazione solo dopo aver corretto errori ed eccezioni.
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